Aufzeichnungen suchen
Wie man gezielt nach bestimmten Aufzeichnungen suchen kann
In diesem Kapitel wird das Suchen von Aufzeichnungen über den Suchen-Dialog behandelt
Ab einer gewissen Anzahl von Aufzeichnungen wird das manuelle Auffinden von Aufzeichnungen sehr mühsam. Theoretisch können in einer Datenbank von loizziTimeControl Aufzeichnungen von mehreren Jahren enthalten sein. So das man leicht auf ein paar tausend Datensätze kommt.
Das Anlegen und Warten von Aufzeichnungen wurde bereits in vorangegangenen Unterkapiteln des Kapitels Aufzeichnungen behandelt.
Ein Weg um Datensätze zu finden ist, die automatische Sortierfunktion des Datengitters zu nutzen. Dazu kann man die Spalte, nach der man die vorhandenen Aufzeichnungen/Datensätze/Zeilen sortieren möchte, im Bereich des Spaltentextes anklicken.
Beim Start von loizziTimeControl werden die Zeilen des Datengitters immer nach der Spalte "Startzeit" sortiert. Das ist daran zu erkennen, dass sich neben dem Spaltentext ein kleines Dreieck befindet [Abbildung 1].
Abbildung 1 - Spaltenmarkierung für Sortierreihenfolge
Um die Spalte zu ändern, nach der die Sortierung im Datengitter erfolgen soll, kann man wie erwähnt in den "Kopfbereich" einer beliebigen Spalte klicken. Das kleine Dreieck erscheint dann neben dem Spaltentext dieser Spalte.
Möchte man z.B. alle Aufzeichnungen der Aktivität "Aussprache" untereinander haben, klickt man in den Spaltenkopf der Spalte "Aktivität". Das Dreieckssymbol erscheint sofort, allerdings umgedreht [Abbildung 2].
Abbildung 2 - Umgedrehte Spaltenmarkierung für Sortierreihenfolge
Je nachdem ob die Spitze des kleinen Dreiecks nach oben oder unten zeigt, erfolgt die Sortierung in der Spalte auf- oder absteigend. Wobei in Spalten mit Uhrzeit oder Datum nach Höherwertigkeit sortiert wird. Zum Beispiel ist die Uhrzeit 21:34:55 höherwertig als die Uhrzeit 20:45:23. Das Datum 12.01.2006 ist höherwertig als das Datum 11.01.2006.
In Spalten mit Textinformationen entscheidet die alphabetische Reihenfolge über die Sortierreihenfolge.
Es gilt dabei, das eine aufsteigende Sortierung vom "Kleinen" zum "Großen" erfolgt. Bei der absteigenden Sortierung ist es genau umgekehrt, vom "Großen" zum "Kleinen".
Wie schon erwähnt spielt die Höherwertigkeit bei diesem Prinzip eine Rolle. Die Höherwertigkeit lehnt sich in der Regel an die allgemein bekannten Gesetzmäßigkeiten an. So ist die 2 Höherwertig als die 1 und so weiter. Ebendso ist der Buchstabe "B" höherwertig als der Buchstabe "A", ebend weil die Stellung im Alphabet höher ist.
Demnach erfolgt die aufsteigende Sortierung nach dem Prinzip: 0 - n und A - Z. Die absteigende Sortierung dementsprechend nach dem Prinzip: n - 0 und Z - A.
Zeigt die Spitze des kleinen Dreiecks nach unten, handelt es sich um die absteigende Sortierung, was die Standardeinstellung beim Programmstart ist. Zeigt die Spitze hingegen noch oben, handelt es sich um die aufsteigende Sortierung.
Bei einer Spalte mit Datumswerten sorgt die absteigende Sortierung übrigens dafür, dass die neusten Daten an oberster Stelle stehen. Sie sind höherwertig.
Das die Spalten "Startzeit" und "Endzeit" trotz vorgegebener Sortierreihenfolge nicht strikt alle Uhrzeiten nach Höherwertigkeit sortieren, liegt daran dass versteckt auch das Datum in diesen Feldern zu finden ist. Es wird also genau genommen nach Datum und Uhrzeit in diesen Spalten sortiert.
Diese Methode zum Finden von Aufzeichnungen kann bei einigen tausend Datensätzen sehr mühsam sein. Um nicht seitenweise Datensätze durchblättern zu müssen, kann man auch komfortabel eine Suche über die gesamten Datensätze durchführen.
Den Suchen-Dialog erreicht man über das Anwendungsmenü BEARBEITEN -> SUCHEN [Abbildung 3].
Abbildung 3 - Der Menüpunkt Bearbeiten -> Suchen
Alternativ kann man die Tastenkombination "STRG + F" zusammen drücken, was ebenfalls den Suchen-Dialog öffnet [Abbildung 4].
Abbildung 4 - Die Tastenkombination STRG + F
Nachdem eine der Methoden zum Öffnen des Suchen-Dialoges benutzt wurde, öffnet sich ein kleiner Dialog mit mehreren Elementen darin [Abbildung 5].
Abbildung 5 - Der Suchen-Dialog
Das erste Eingabe-/Auswahlfeld ist das einzige in dem man den zu suchenden Begriff eingeben kann. Es ist mit dem Text "Suchen nach" beschriftet.
In der unten stehenden Abbildung ist das Eingabe-/Auswahlfeld mit einem gelblichen Rechteck optisch hervorgehoben [Abbildung 6].
Abbildung 6 - Das Eingabe-/Auswahlfeld "Suchen nach"
Um also eine Aufzeichnung mit einem bestimmten Textmerkmal zu suchen, gibt man den zu suchenden Text in das genannte Eingabefeld ein. Das Eingabefeld ist aber auch gleichzeitig ein Auswahlfeld, da alle zuvor eingegebenen Suchbegriffe in einer Auswahlliste erneut abgerufen werden können.
Diese "Historie" der Suchbegriffe wird allerdings beim Beenden des Suchen-Dialoges automatisch gelöscht [Abbildung 7].
Abbildung 7 - Das Eingabe-/Auswahlfeld mit geöffneter Historie
Möchte man alle Aktivitäten mit der Bezeichnung "Aussprache" finden, kann man das Wort in das Eingabe-/Auswahlfeld "Suchen nach" eingeben, wie unten abgebildet [Abbildung 8].
Abbildung 8 - Eingabe eines Suchbegriffs
Es gibt noch eine ganze Reihe von Einstellmöglichkeiten welche die Art und Weise, wie der Begriff gesucht wird, verändern. Vorerst wird in diesem Beispiel nur auf den Schalter "Suchen" geklickt.
In der unten stehenden Abbildung ist der Schalter "Suchen" mit einem gelblichen Rechteck optisch hervorgehoben [Abbildung 9].
Abbildung 9 - Der Schalter "Suchen"
Nachdem der Schalter "Suchen" angeklickt wurde, werden die gefundenen Zeilen - und damit die jeweiligen Aufzeichnungen mit der gesuchten Aktivität - mit einem roten Hintergrund unterlegt [Abbildung 10].
Abbildung 10 - Hervorgehobene gefundene Zeilen im Datengitter
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Suchen-Dialog um einen "modalen" Dialog handelt. Das heißt, der Dialog ist immer in vorderster Front zu finden und auf das dahinter liegende Fenster (in diesem Fall das der Zeitsteuerung) kann nicht zugegriffen werden.
Es ist jetzt bei geöffnetem Suchen-Dialog möglich, die gefundenen Zeilen mit den beiden Schalter "Nächste" und "Vorherige" zu durchlaufen.
In der unten stehenden Abbildung sind die beiden Schalter "Nächste" und "Vorherige" mit einem gelblichen Rechteck optisch hervorgehoben [Abbildung 11].
Abbildung 11 - Die beiden Schalter "Nächste" und "Vorherige"
Ein Druck auf den Schalter "Nächste" veranlasst den Zeilenindikator (das kleine Dreieck am Anfang einer ausgewählten Zeile im Datengitter) nach unten in die nächste gefundene (rote) Zeile zu wechseln. Das ist natürlich nur dann möglich, wenn es eine nächste gefundene Zeile gibt. Gibt es keine weitere Zeile, bleibt der Zeilenindikator einfach in der letzten gefundenen Zeile stehen.
Ähnlich verhält es sich mit dem Schalter "Vorherige". Nur das ein Druck auf diesen Schalter den Zeilenindikator nach oben in die nächste gefundene (rote) Zeile führt, falls vorhanden.
Wenn man lediglich an den Anfang oder das Ende der Liste der gefundenen Zeilen wechseln möchte, kann man die Umschalt-Taste gedrückt halten und eine der beiden Tasten drücken. Mit einem Druck auf die "Nächste" Taste + Umschalt-Taste kann man an das Ende und mit einem Druck auf die "Vorherige" Taste + Umschalt-Taste an den Anfang der Liste springen.
Hält man die Maustaste auf eine der beiden Tasten - zum Durchlaufen der Liste der gefundenen Zeilen - gedrückt, durchläuft der Zeilenindikator die gefundenen Zeilen automatisch in die jeweilige Richtung.
In der Mitte des Dialoges am unteren Rand findet sich eine Anzeige, die angibt wie viele Zeilen gefunden wurden und in welcher Listenposition sich der Zeilenindikator befindet. Die erste Zahl bezieht sich auf die aktuelle Position und die Zweite auf die Anzahl.
In der unten stehenden Abbildung ist die Anzeige für Anzahl der Zeilen und Position des Zeilenindikators mit einem gelblichen Rechteck optisch hervorgehoben [Abbildung 12].
Abbildung 12 - Anzeige der Anzahl und Position
Bei jedem Positionswechsel des Zeilenindikators ändert sich die Zahl - welche die Position anzeigt - entsprechend. Dabei ist zu beachten das es sich nicht um die reale Zeilennummer im Datengitter handelt, sondern um die Listenposition in der Liste der gefundenen Zeilen.
Nun ist es bei einer kleinen Anzahl von Aufzeichnungen relativ unproblematisch in allen Spalten nach einem Suchbegriff zu suchen. Doch wenn eine Datenbank über ein paar Hundert Aufzeichnungen und damit Zeilen verfügt, werden eventuell zu viele Zeilen gefunden. Das ist natürlich abhängig vom Suchbegriff und zusätzlich von der gewünschten Genauigkeit des Suchergebnisses.
Um die Anzahl der Treffer einer Suche möglichst gering und damit genau zu halten, ist es mitunter nötig, ein paar Restriktionen bezüglich der Gültigkeit von Übereinstimmungen zu erstellen.
Dazu bietet der Suchen-Dialog eine Reihe von Einstellmöglichkeiten.
Eine einfache Methode den Gültigkeitsbereich eines Suchbegriffs einzuschränken ist es, festzulegen ob die Groß- und Kleinschreibung bei der Suche beachtet werden soll.
Soll bei einer Suche die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden, ist das Häkchen an dem mit "Groß-/Kleinschreibung beachten" beschrifteten Kästchen zu setzen [Abbildung 13].
Abbildung 13 - Groß-/Kleinschreibung bei der Suche beachten
Würde man anstatt mit dem Begriff "Aussprache" mit dem Begriff "aussprache" suchen, man beachte die unterschiedliche Schreibweise des ersten Buchstabens, gäbe es keine gefundenen Zeilen. Es gibt in dieser Beispielanwendung weder eine Aktivität die "aussprache" heißt, noch irgendein Wort innerhalb der Datenbank das so geschrieben wird.
Ein erneuter Druck auf den Schalter "Suchen" würde alle zuvor rot hervorgehobenen Suchzeilen, die mit dem Suchbegriff "Aussprache" übereinstimmten, wieder abwählen und entsprechende keine gefundenen Zeilen anzeigen.
Eine weitere Möglichkeit die Anzahl der gefundenen Zeilen zu reduzieren ist, nur in diesen Spalten zu suchen, die für eine exakte Suche relevant sind.
Das heißt, wenn man den Begriff "Aussprache" suchen möchte und man weiß das es sich um einen Aktivitätsnamen handelt, dann ist es sinnvoll auch nur in der Spalte für Aktivitäten danach zu suchen.
So erreicht man das "Seiteneffekte", also Begriffsübereinstimmungen in anderen Spalten, weitestgehenst ausgeschlossen werden.
Das Auswahlfeld "Suchen in" bietet die Spalten zur Auswahl an, in denen gezielt gesucht werden kann. Ein zusätzlicher Auswahlpunkt - der immer die Voreinstellung ist - ermöglicht die Suche in allen Spalten ("Alle") [Abbildung 14].
Abbildung 14 - Das Auswahlfeld "Suchen in" mit geöffneter Auswahl
Es bietet sich an aus dieser Auswahl die Spalte "Aktivität" auszuwählen.
Wenn man jetzt nach einem Begriff sucht, erfolgt die Suche nur in der Spalte "Aktivität".
Ändert man den zu suchenden Begriff auf "hintergrundwissen" und man läßt die Auswahl in "Suchen in" auf "Aktivität", wird nur dann eine Zeile gefunden, wenn der Haken in dem Kästchen für die Groß- und Kleinschreibung (Abbildung 13) nicht gesetzt ist.
Die Aktivität "Hintergrundwissen" aus der Beispielanwendung der vorherigen Kapitel wird mit großem "H" geschrieben, wir suchen aber nach dem gleichen Begriff mit kleinem "h". Ebendso verhält es sich wenn man die Auswahl in dem Auswahlfeld "Suchen in" auf die Spalte "Bemerkung" verändert.
Ist die Spalte Bemerkung als Suchziel angegeben und das Häkchen für die Groß- und Kleinschreibung ist nicht gesetzt, wird die Zeile mit der Bemerkung "Wieder mal ein wenig Hintergrundwissen..." als gefundene Zeile markiert. Das Wort "Hintergrundwissen" kommt in dem Text des Bemerkungsfeldes vor.
Zu bemerken ist in diesem Fall, dass dem Wort Hintergrundwissen im Feld Bemerkung der gefundenen Zeile noch drei Pünktchen folgen. Es ist also korrekterweise nicht nur das Wort "Hintergrundwissen" im Bemerkungstext zu finden, sondern genauer das Wort und drei Pünktchen. Also "Hintergrundwissen...". Trozdem findet der Suchen-Dialog eine Zeile, wobei doch nur nach "Hintergrundwissen" und nicht nach "Hintergrundwisse..." gesucht wurde.
Das liegt daran, dass voreinstellungsmäßig nur ein Teile des Suchbegriffs übereinstimmen muss. Was meist ausreichend für eine Suche ist. Doch wenn viele ähnliche Wörter in einer Datenbank vorhanden sind, ist es mitunter nötig exakter zu suchen.
Diese Möglichkeit bietet das Auswahlfeld "Vergleichen". In der unten stehenden Abbildung ist das Auswahlfeld "Vergleichen" - mit geöffneter Auswahl und zwei Auswahlmöglichkeiten - mit einem gelblichen Rechteck optisch hervorgehoben [Abbildung 15].
Abbildung 15 - Das Auswahlfeld "Vergleichen"
Es gibt die Möglichkeit den Suchbegriff mit einem Teil des Feldes (Standardeinstellung) oder dem ganzen Feld zu vergleichen. Wird nach dem ganzen Feld verglichen, muss jedes Zeichen in diesem Feld mit dem Suchbegriff übereinstimmen.
Um den Text "Mal wieder ein wenig Hintergrundwissen..." in einem Feld der Spalte "Bemerkung" einer Zeile finden zu können, muss man ihn exakt so in dem Feld "Suchen in" eingeben. Diese Funktionsweise ist nur dann erfolgreich, wenn man genau weiß wie und wonach man suchen muss.
Außerdem ist es oftmals hilfreich nur einen bestimmten Bereich der Aufzeichnungen durchsuchen zu müssen. Bei ein paar tausend Datensätzen verkürzt das die Suchdauer mitunter erheblich.
Man kann dazu das Auswahlfeld "Suchrichtung" nutzen. In der unten stehenden Abbildung ist das Auswahlfeld "Suchrichtung" - mit geöffneter Auswahl und drei Auswahlmöglichkeiten - mit einem gelblichen Rechteck optisch hervorgehoben [Abbildung 16].
Abbildung 16 - Das Auswahlfeld "Suchrichtung"
Die Voreinstellung von diesen drei Auswahlmöglichkeiten ("Ab Anfang", "Aufwärts","Abwärts") ist "Ab Anfang". Das heißt alle Suchen die durchgeführt werden, werden über alle Datensätze "ab Anfang" der Datenbank durchgeführt. Die beiden anderen Auswahlmöglichkeiten beziehen sich auf die aktuelle Position des Zeilenindikators im Datengitter.
Bei der Auswahl "Aufwärts" werden Suchen nur über Zeilen durchgeführt, die sich ab der aktuellen Position des Zeilenindikators "aufwärts" befinden. Also auf gleicher Position oder oberhalb davon. Dementsprechend wird bei der Auswahl der Suchrichtung "Abwärts" eine Suche nur über Zeilen auf gleicher Position oder unterhalb davon durchgeführt.
Möchte man nur ab einem bestimmten Datum suchen, kann man vor dem Öffnen des Suchendialoges die Zeilenposition im Datengitter festlegen. Zum Beispiel indem man die Zeile vorher anklickt.
Natürlich lässt sich auch direkt nach Datumswerten suchen. Bitte beachten Sie dabei, dass man bei der Datumssuche nur korrekte Ergebnisse erhält, wenn die Auswahl des Auswahlfeldes "Vergleichen" auf "Teil des Feldes" steht. Außerdem müssen vollständige Daten gesucht werden, nur ein Teil des Datums als Suchbegriff funktioniert nicht.
Nach Beendigung des Suchen-Dialoges über den Schalter "Schließen", bleiben alle zuvor gefundenen Zeilen markiert. Es ist also jetzt zum Beispiel möglich alle gefundenen Zeilen zu löschen. Klickt man in eine beliebige Zeile des Datengitters oder ruft man den Suchen-Dialog erneut auf, werden alle markierten Zeilen abgewählt.