Aufzeichnungen ändern
Wie man Aufzeichnungen nachträglich ändern kann
Manchmal ist es nötig Aufzeichnungen nachträglich zu verändern, sei es um die Kategorie oder Aktivität zu ändern oder um die eigentliche End- oder Startzeit zu ändern. Was nur zwei Beipiele von vielen wären.
Um dieses Kapitel nachvollziehen zu können, ist es notwendig das Kapitel Aufzeichnungen anlegen gelesen und nachvollzogen zu haben. Natürlich müssen Sie dazu die Datenbank aus den vorangegangenen Kapiteln erstellt haben.
Fügen Sie der Beispieldatenbank noch ein paar Aufzeichnungen hinzu, indem Sie die zuvor beschriebenen Schritte aus dem genannten Kapitel, mehrmals durchführen. Im einfachsten Fall drücken Sie ein paar mal Start und Stop.
Ändern lassen sich alle Aufzeichnungswerte außer die alphanumerische Vorgangsidentifikationsbezeichnung und die nicht sichtbaren Werte einer Aufzeichnung.
Um eine Aufzeichnung zu ändern steht ganz allgemein ein Menüpunkt im Anwendungsmenü zur Verfügung. Über BEARBEITEN -> ÄNDERN kann man den Dialog zum Ändern der aktiv ausgewählten Zeile aufrufen [Abbildung 1].
Abbildung 1 - Der Menüpunkt Bearbeiten -> Ändern
Die aktiv ausgewählte Zeile im Datengitter ist die Zeile, die am Anfang der Zeile ein kleines Dreieck stehen hat. Es ist allerdings möglich, dass keine Zeile im Datengitter ausgewählt ist, obwohl eine Zeile sichtbar ein kleines Dreieck am Anfang aufweist. Für den Fall klicken Sie vorher in die Zeile die Sie auswählen möchten.
Die Zeile ist dann richtig ausgewählt, wenn sie farbig unterlegt ist. Es ist möglich mehrere Zeilen auszuwählen - z.B. zum Löschen - aber es ist immer nur eine Zeile gleichzeitig änderbar. Wenn mehrere Zeilen ausgewählt sind und über das Anwendungsmenü wird der Menüpunkt BEARBEITEN -> ÄNDERN angeklickt, wird die Zeile geändert in der das kleine Dreieck am Anfang der Zeile steht [Abbildung 2].
Abbildung 2 - Auswahl einer Zeile
Man kann im Datengitter mehrere Zeilen auswählen, indem man die gewünschten Zeilen mit der rechten Maustaste anklickt. Zum Abwählen aller ausgewählten Zeilen kann man eine beliebige Zeile mit der linken Maustaste anklicken.
Es ist auch möglich die zu ändernde Zeile doppelt anzuklicken, dies hat den gleichen Effekt wie der Aufruf über das Anwendungsmenü BEARBEITEN -> ÄNDERN.
Wenn man eine Zeile doppelt anklickt oder wenn man den Menüpunkt BERARBEITEN -> ÄNDERN im Anwendungsmenü aufruft erscheint der Änderungsdialog für einzelne Zeilen im Datengitter [Abbildung 3].
Abbildung 3 - Dialog zum Ändern einer Zeile
Der Dialog zum Ändern einer Zeile aus dem Datengitter hat einen vertrauten Aufbau. Sind hier doch bloß alle änderbaren Werte in einem Dialog zusammengefasst, die im Kapitel Aufzeichnungen näher betrachtet als änderbar angegeben sind.
Der Dialog hat sieben unterschiedliche Bereiche aus denen sich Informationen ablesen lassen. Einige Bereiche dienen der Einstellung von Aufzeichnungswerten.
Ganz links im Dialog findet sich eine Art Miniaturkalender des aktuellen Monats und Jahres.
In der unten stehenden Abbildung ist der Kalender mit einem gelblichen Rechteck optisch hervorgehoben [Abbildung 4].
Abbildung 4 - Der Kalender innerhalb des Dialoges
Der Kalender dient einerseits dazu das aktuelle Datum der Aufzeichnung innerhalb dieses Dialoges anzuzeigen, andererseits dient er dazu das Datum der Aufzeichnung zu ändern. Das Datum einer Aufzeichnung läßt sich auf vielerlei Art ändern.
Im oberen Bereich des Kalenders steht der Monat und das Jahr der Aufzeichnung. Wenn man mit der linken Maustaste auf den Monatsnamen klickt, erscheint ein Auswahlfeld mit allen zwölf Monatsnamen. So läßt sich umgehend ein Monat auswählen, der für diese Aufzeichnung gelten soll [Abbildung 5].
Abbildung 5 - Schnellauswahl des Monats im Kalender
Ähnlich verhält es sich mit der Direktauswahl des Jahres. Um das Jahr im Kalender direkt einzugeben bzw. auszuwählen, klickt man es mit der linken Maustaste an. Daraufhin erscheint ein Eingabefeld in dem sich die Jahreszahl direkt eintippen lässt. Alternativ lässt sich die angezeigte Jahreszahl durch die beiden kleinen nebenstehenden Schalter herhöhen oder verringern [Abbildung 6].
Abbildung 6 - Schnellauswahl des Jahres im Kalender
Eine weitere Möglichkeit eine Schnellauswahl in größeren Schritten durchzuführen ist, auf die beiden Schalter zu klicken die den Monat und die Jahreszahl einschließen. Ein Klick auf den linken Schalter verringert das Jahr um einen Monat und ein Klick auf den rechten Schalter erhöt das Jahr um einen Monat.
In der unten stehenden Abbildung sind die beiden Schalter zum Durchlaufen der Monate eines Jahres mit einem magentafarbenen Pfeil gekennzeichnet [Abbildung 7].
Abbildung 7 - Zwei Schalter zum Durchlaufen der Monate
Wenn man mit der rechten Maustaste in einen beliebigen Bereich des Kalenders klickt, erscheint ein kleines Kontextmenü neben dem Mauszeiger mit einem einzigen Menüpunkt. Der Menüpunkt lautet "Gehe zu Heute". Ein Klick darauf stellt die Datumsauswahl des Kalenders auf das aktuelle Tagesdatum Ihres Rechners zurück.
Das aktuelle Tagesdatum ist im Kalender mit einem roten Rechteck umrandet. in der untenstehenden Abbildung ist das aktuelle Tagesdatum der 10. Tag des Monats Januar. Das aktuelle Tagesdatum finden Sie auch noch einmal ausgeschrieben - mit vorstehender Bezeichnung "Heute:" - unterhalb der Auswahlmatrix für die Kalendertage.
Bitte beachten Sie das es sich nicht unbedingt um das ursprüngliche Datum der Aufzeichnung handelt, sondern wie geschrieben um das aktuelle Systemdatum [Abbildung 8].
Abbildung 8 - Kontextmenü für das aktuelle Tagesdatum
Zu beachten ist bei allen Änderungen am Datum, dass die Uhrzeit der Aufzeichnung auf 00:00 Uhr Startzeit und 00:00 Uhr Endzeit umgestellt wird, sobald eine Änderung des Datums registriert wurde. Sie müssen sich also die Start- und Endzeit merken falls Sie die Zeitangaben beibehalten wollen.
Normalerweise läßt sich mit loizziTimeControl immer nur eine Aktivität aufzeichnen, alles andere wäre auch sinnlos. Im Dialog zum Ändern einer Zeile des Datengitters läßt sich aber durchaus ein Bereich für eine Aufzeichnung angeben, der schon von einer anderen Aufzeichnung belegt ist. Es liegt an Ihnen für eine konsistente Datenhaltung zu sorgen.
Es ist allerdings nicht weiter störend wenn sich Aufzeichnungen an einigen Stellen überschneiden, da grundsätzlich die gesamte aufgezeichnete Zeit addiert wird, mehr als vierundzwanzig Stunden pro Tag läßt sich in loizziTimeControl nicht anlegen. Der Versuch Aufzeichnungen für einen Tag mit mehr als vierundzwanzig Stunden einzugeben, endet mit einer Aufsplittung der Aufzeichnungszeit in verschiedene Tage.
Um ein Tag im gewählten Jahr und Monat auszuwählen, klickt man einfach einen Tageszahl im Kalender an.
Die Uhrzeit wird daraufhin zurückgesetzt, falls sie nicht ohnehin schon durch eine andere Änderung zurückgesetzt wurde, und man muss entsprechend die Uhrzeit einstellen.
Dieses auf den ersten Blick umständliche Verhalten, für den Fall das man nur das Datum aber nicht die Zeit ändern möchte, macht beim zweiten Blick durchaus Sinn. Und zwar deshalb, weil nicht ersichtlich ist ob der Tag auf den die Aufzeichnung geändert werden soll - zusammen mit dieser geänderten Aufzeichnung - die Gesamtzeit von vierundzwanzig Stunden überschritten hat. Es müsste also irgendwo Zeit gekürzt werden, was unter Umständen zu unrichtigen Daten führen könnte.
In unten stehender Abbildung ist der 21. Dezember 2006 mit dem Mauszeiger ausgewählt worden, das ursprüngliche Datum der Aufzeichnung war der 22. Dezember 2006. Bitte beachten Sie die zurückgesetzte Zeit in den beiden Einstellfeldern für den Start- und Endzeitpunkt [Abbildung 9].
Abbildung 9 - Auswahl eines Tages
Nach Auswahl eines neuen Datums muss zwingend eine Zeitspanne in den Einstellfeldern "Startzeitpunkt" und "Endzeitpunkt" eingestellt werden.
Die Zeitspanne muss mindestens eine Sekunde betragen, was durchaus eine gültige Aktivität sein kann, je nach Struktur der Kategorien und Aktivitäten. Darüber hinaus darf der Endzeitpunkt nicht vor dem Startzeitpunkt liegen. Bei fehlerhaften Einstellungen weist das Programm darauf hin.
In unten stehender Abbildung sind die Einstellfelder für den Startzeitpunkt und den Endzeitpunkt mit einem gelblichen Rechteck optisch hervorgehoben [Abbildung 10].
Abbildung 10 - Auswahl eines Tages
Die Einstellfelder lassen entweder eine direkte Eingabe der Ziffern einer Uhrzeit zu oder die Werte der Stunden, Minuten und Sekunden lassen sich über die rechts von den Ziffern stehenden Druckschalter oder den Pfeiltasten auf der Tastatur verändern.
Um die Ziffern einer Uhrzeit direkt einzugeben, klickt man in eines der Zahlenpaare für Stunden, Minuten oder Sekunden [Abbildung 11].
Abbildung 11 - Auswahl eines Zahlenpaars für die direkte Eingabe
In diesem Beispiel ändern wir die Ziffern für die Stunden auf 10 Uhr. Dazu tippen wir auf der Tastatur die Zahlen 1 und 0 ein [Abbildung 12].
Abbildung 12 - Direkteingabe einer Zahl
Das Programm bleibt solange in diesem Bereich der Uhrzeit (Stunden) bis man in einen anderen Bereich klickt oder die Pfeiltasten (rechts oder links) drückt. Wenn eine der Pfeiltasten gedrückt wird, wechselt der Eingabefokus zu dem nächsten Zahlenpaar, jeweils abhängig von dem vorher ausgewählten Zahlenpaar und welche der Pfeiltasten gedrückt wird.
Befindet sich der Eingabefokus im Bereich des Zahlenpaares der Stunden - wie in Abbildung 12 zu sehen - und man drückt die Pfeiltaste nach rechts wechselt der Eingabefokus in den Bereich des Zahlenpaares für die Minuten.
Drückt man anschließend die Pfeiltaste nach links, wechselt der Eingabefokus wieder in den Bereich des Zahlenpaares für die Stunden.
So kann man die drei Bereiche für die Zahlenpaare der Stunden, Minuten und Sekunden ansteuern ohne die Maus benutzen zu müssen. Man kann natürlich auch in jeden beliebigen Bereich der drei Zahlenpaare klicken, ohne die Tastatur zum Navigieren zu benutzen [Abbildung 13].
Abbildung 13 - Pfeiltasten auf der Tastatur zum Navigieren
Um einen Wert zu ändern kann man wie schon erwähnt die gewünschte Zahl direkt mit dem Ziffernblock der Tastatur eingeben. Es gibt aber darüber hinaus noch die Möglichkeit - während man sich in einem Bereich eines Zahlenpaares befindet - den Zahlenwert mit den Pfeiltasten die nach oben oder unten zeigen zu erhöhen oder zu erniedrigen. Der Wert einer Zahl wird mit jedem Tastendruck einer der Pfeiltasten um 1 erhöt oder erniedrigt [Abbildung 14].
Abbildung 14 - Pfeiltasten auf der Tastatur zum Verändern des Wertes
Der Wert einer Zahl im Bereich eines Zahlenpaares der Uhrzeit läßt sich darüber hinaus auch mit den beiden kleine Druckschaltern neben den Ziffern einstellen. Auf beiden Druckschaltern ist ein kleines stilsiertes Symbol dargestellt, welches jeweils nach oben oder unten Zeigt [Abbildung 15].
Abbildung 15 - Druckschalter zum Verändern des Wertes
Selbstverständlich gilt zuvor gesagtes sowohl für das Einstellfeld des Startzeitpunktes also auch für das Feld des Endzeitpunktes.
Jetzt navigieren wir mit den rechts-links Pfeiltasten in den Bereich des Zahlenpaares der Minuten und erhöhen die Zahl auf den Wert 13. Dazu wird die nach-oben Taste der Tastatur 13-mal gedrückt.
Anschließend klicken wir mit dem Mauszeiger in das letzte Zahlenpaar, den Sekundenbereich, und drücken den unteren der beiden kleinen Druckschalter zum Verringern des Wertes auf 58. Dazu muss man lediglich zwei mal die linke Maustaste auf diesem Schalter betätigen.
Dies nur als Übung zum Ändern der Zeitwerte. Wie man die Werte letztendlich bevorzugt ändert, ist Gewöhnungssache.
Die Uhrzeit im Einstellfeld für die Endzeit stellen wir auf 11:34:12 Uhr.
Unten stehende Abbildung zeigt den Dialog zum Ändern einer Zeile im Datengitter nach allen Änderungen die durchgeführt wurden [Abbildung 16].
Abbildung 16 - Nach den Änderungen einer Zeile
Man könnte noch die Aktivität oder die Schwierigkeit ändern, doch in diesem Beispiel belassen wir es bei den gemachten Änderungen.
Im unteren Bereich steht noch eine lange alphanumerische Zeichenfolge welche die gerade bearbeitete Zeile eindeutig identifiziert. Es handelt sich um die gleiche Zeichenfolge, wie die aus der Spalte "Vorgang" der aktuell bearbeiteten Zeile aus dem Datengitter [Abbildung 17].
Abbildung 17 - Alphanumerische Zeichenfolge bzw. Vorgangsidentifikationsbezeichnung
Diese alphanumerische Zeichenfolge lässt sich niemals editieren. Sie dient zur eindeutigen Identifikation einer Aufzeichnung. Wenn man die Änderungen übernimmt, fügt das System die veränderte Zeile an die Stelle im Datengitter ein, an die sie normalerweise - abhängig von der aktuellen Sortierung - stehen müsste.
Enthält das Datengitter bereits viele Zeilen, könnte die veränderte Zeile an einer Stelle stehen die nicht mehr in den sichtbaren Bereich des Datengitters passt, also jetzt weiter oben oder unten im Datengitter steht.
Zur Übernahme der Änderungen muss man auf den Schalter "OK" klicken.